Bestuurlijke principes

Samenvatting:
1. De kwaliteit van de communicatie met medewerkers is beslissend voor hun motivatie.
2. Bij overleggen wordt de beeldvorming zelden afgemaakt.

Inleiding
Deze website is mede een kleine denktank voor andere organisaties. In alle bescheidenheid wil ik hiermee bereiken dat de aandacht aan bepaalde belangrijke bestuurlijke principes niet verslapt.
In de beginjaren van de Vereniging van Verlegen Mensen hebben kaderleden deelgenomen aan trainingen van de Nederlandse Patiënten Consumenten Federatie en Odyssee, waarvoor subsidie is verstrekt. Ik heb het altijd tot mijn maatschappelijke verantwoordelijkheid gerekend de resultaten goed te bewaren. Nu kan iedereen die hiervoor belangstelling heeft, hiervan kennis nemen. De hoofdzaken luiden als volgt.

Hoofdprincipe
De basisbehoeften van de mens zijn erkenning, invloed en genegenheid. (Invloed: “Jij doet ertoe”.) Om mensen gemotiveerd te houden is het nodig dat elk besluitvormingsproces met deze behoeften rekening houdt.
Voorbeeld.
Als een commissielid van een vereniging met het idee komt om deelname aan de cursus van de vereniging niet meer afhankelijk te stellen van het lidmaatschap, dan is de vraag hoe aan genoemde drie behoeften tegemoet kan worden gekomen.
Het bestuur zal het idee, dat op zich waardevol is, om financiële redenen helaas niet kunnen overnemen, maar zal het in gedachten houden en zal kijken of de basisgedachte erachter (geen onnodige drempels) voor andere kwesties nuttig kan zijn. Het bestuur dankt het commissielid voor zijn creativiteit en betrokkenheid. Een nadere uitleg kan worden verkregen bij de penningmeester. Hier alvast dit: De contributies zijn de belangrijkste, ja bijna de enige inkomstenbron van de vereniging. De cursuskosten worden gedeeltelijk betaald uit de contributie, omdat de cursus het belangrijkste aanbod is van de vereniging. 

Vergaderen, overleggen
Dit bestaat uit 3 fasen:
♥ Beeldvorming *1),
♥ Meningsvorming *2)
♥ Besluitvorming.

ALGEMEEN
Tunnelvisie en argumentenstrijd.
Het nemen van autoritaire beslissingen wordt uiteraard, op enkele uitzonderingen na, afgeraden. Toewerken naar een bepaalde beslissing met het aanvoeren van argumenten is dan ook beter dan zonder. Overdrijft men hierbij, dan komt men terecht in een argumentenstrijd.  De neiging kan namelijk bestaan om al ver voordat de beeldvorming is afgerond een oplossing te formuleren, hieraan vast te houden en zo veel mogelijk argumenten te verzinnen voor de eigen voorkeur zonder andere mogelijkheden te onderzoeken (tunnelvisie). Het gevolg is een uitputtende argumentenstrijd met als inzet het eigen gelijk. Onbewuste oorzaak hiervan is volgens G. Alblas (Groepsprocessen, 1997) de overheersende behoefte aan onzekerheidsreductie.
Criterium
Een oplossingsgerichte benadering met oog voor alle relevante feiten en achtergronden is de volgende werkwijze: Wat is het criterium waaraan een oplossing moet voldoen, m.a.w. aan welk element moet in ieder geval worden voldaan?
Voorbeeld: Twee aardige, redelijke vrouwen komen gelijktijdig, via de voor- en achterdeur, een groentezaak binnen tegen sluitingstijd. Ze willen allebei bijzonder graag de laatste sinaasappel. Als criterium voor een goede oplossing wordt in dit geval aangehouden: “Er mag in deze situatie geen verliezer zijn, geen teleurgestelde.” Dit blijkt mogelijk, want het doel en de overeenkomsten maken het criterium uitvoerbaar. Wat blijkt namelijk? De een heeft de sinaasappel nodig voor een ziek kind en de ander om er een taart mee te versieren (doelen), terwijl ze beiden niet persé de hele sinaasappel nodig hebben (overeenkomsten). Oplossing: Persen van de sinaasappel ter plaatse. De een krijgt het sap mee, de ander de schil.

+_+_+_+_+_+_+_+_+_+_+_

*1)
Beeldvorming
Het volgende rijtje laat alle vergadertechnische aspecten van de beeldvorming zien:

Motief (= reden + doel), vraagstelling of probleemstelling, definities, volledige en objectieve informatie, probleemanalyse, onduidelijkheden + oplossing onduidelijkheden, voorlopige uitgangspunten, criterium , mogelijke voor- en nadelen van de verschillende oplossingen zonder die al te wegen, overeenkomsten.
Het bedenken van mogelijke voor- en nadelen van alle denkbare, reele en irreele oplossingen zonder oordeel brengt nieuwe feiten, vermoedens en veronderstellingen, die over het hoofd gezien zijn, aan het licht. Nader onderzoek naar de feiten hierover is nodig.

Aldus is een checklist oftewel een optioneel bouwwerk ontstaan als inleiding tot de 2e fase, de meningsvorming. De discussie hoeft niet speciaal in deze volgorde te worden gevoerd. Als maar even af en toe, en zeker aan het eind van de beeldvorming, gecheckt wordt of de bovengenoemde bouwstenen in de voorliggende zaak relevant zijn en of de relevante al de revue zijn gepasseerd. (Bijvoorbeeld als alle termen die in de discussie gebruikt worden, bij iedereen zeker en volledig duidelijk zijn, hoeven uiteraard geen definities te worden gegeven.)

*2)
Meningsvorming
Via voor- en nadelen van oplossingen
Per oplossing kan men als volgt te werk gaan, vooral bij moeiijke dilemma’s: Het aantal voordelen van een oplossing moet gelijk zijn aan het aantal nadelen om de onbevooroordeeldheid veilig te stellen. Het belangrijkste voor- of nadeel van een oplossing of actie geeft men de maximale waarde van 10 punten. Hoe kent men aan een argument een bepaalde waarde toe? De maatstaven zijn:
♣ feitelijke juistheid,
♣ relevantie,
♣ belang,
♣ de vraag of het voordeel gemakkelijk geheel kan worden benut en de vraag of het nadeel gemakkelijk volkomen kan worden weggewerkt.

Commentaar
Volgens Kees van der Velden en Kees Hoogduin (directieve therapie, 2010, pag. 237) kan men twijfel in persoonlijke kwesties oplossen door aan ieder argument (voor- en nadeel) een 0, een half punt of een heel punt toe te kennen en zich bij de weging van ieder argument voor te stellen dat dit het enige argument is. Dit is een methode die m.i. recht doet aan het feit dat besluiten op persoonlijk gebied onvermijdelijk mede op grond van intuitie en gevoel worden genomen (onbewust), meer dan zuiver uit rationele overwegingen. In de intuitie kunnen vragen worden beantwoord die men zich niet bewust stelt. Een lijstje van voor- en nadelen heeft niet alleen een inhoudelijke betekenis maar ook een moreel ondersteunende: een overzicht biedt een gevoel van houvast, controle. Dit kan het nemen van een goede beslissing bevorderen.

+_+_+_+_+_+_+_